頻繁にビジネスメールを送る人にとって、「分かりやすく・相手に伝わる」文章を書くことはとても重要です。
ところが、自己流でメールの文面を考えていると、こんなことがありませんか？
- 長文で長々書いてしまい、「長い！」と怒られた
- 「で、結局何が言いたいの？」と呆れられた
- サクッと終わらせたいのに、メールを書くのに時間がかかる
本記事では、伝えたいこと・今後の行動が明確になるビジネスメールの書き方についてご紹介します。
- 分かりやすく簡潔に、相手に伝わるメールの書き方を知りたい人
- メールを書く時間を短くしたい人
ビジネスメールに必要な4つのポイント
まず、ビジネスメールに必要なポイントは4つあります。
- 何が言いたいのかすぐ分かるように、最初に最も伝えたいことを書く
- ダラダラと長い文章は書かない
- 論理展開が分かりやすいように書く
- 次のアクションをはっきりさせる
- 読み手はどんなアクションを求めているか？
- 書き手は何をするのか？
では、どうしたら「簡潔に分かりやすい」文章が書けるようになるのでしょうか？
ビジネスメールのテンプレート「感謝の言葉とPDF」をご紹介します！
感謝の言葉とPDF
「感謝の言葉とPDF」とは、文章を
- 感謝の言葉
- 目的文：Purpose Statement
- 詳細：Detail
- 今後のアクション：Follow Through
の4つに分ける考え方です。
「感謝の言葉」に始まり、「目的文」→「詳細」→「今後のアクション」と展開します。それぞれ見ていきましょう！
感謝の言葉
ビジネスメールでは、いきなり本文に入らず1～2行程度で「感謝の言葉」を伝えます。理由は2点あります。
- もし、読み手が好ましくない内容の場合、気分を害するおそれがある
- 書き手が読み手に対して敬意を持てる
いきなり本題に入ると、不躾な感じがしてしまいます。一言でいいので感謝の言葉をいれてから本題に入りましょう。
- 先日はお打ち合わせの機会をいただき、ありがとうございました。
- Aプロジェクトのアドバイスありがとうございました。助かりました。
目的文：Purpose Statement
Pは、相手に送るメールで一番伝えたい「主メッセージ」のことです。
- 一言で言うと、何を伝えたいのか？
- 読み手が疑問に思っていることの答えは何か？
自分が伝えたいことは何か、読み手の視点で考えて文章を表現しましょう！
- Aの件について承認をいただけますか。ポイントとしては3つあります…
- 次回の打ち合わせの日程を決めたいです。候補日は…
- Bの資料を修正しました。〇月〇日までに内容を確認して、修正があればご指摘ください。
詳細：Detail
主メッセージの具体的な理由や、判断根拠を示します。
- 主メッセージを補足する内容は何か？
- 主メッセージの理由は何か？
いくつかある場合には、箇条書きにして構造が分かりやすくなるように配慮します。
今後のアクション：Follow Through
具体的な今後のアクションについて記載します。
メールは手段なので、相手に何かしらの行動や、自らの行動説明を行います。例えば
- 報告と承認 ▶ 「問題が無ければご承認をお願いいたします。」
- 質問への返事 ▶ 「〇〇日までに回答いたします」
- 何かの作業依頼 ▶ 「〇〇日までに■■の作業を終わらせてください」
今後の行動につながる結びの文章にしましょう。
例文の作成とコツの紹介
最後に具体例で考えてみましょう。
例えば、上司に「Aプロジェクトの進捗がどうなっているか」聞かれている場合のメールの返事を考えてみましょう。
OPQ分析で読み手視点に
OPQ分析は、読み手の望む状況を正しく理解し、答えを伝えるためのフレームワークです。
- Objective（望ましい状況）
- Problem（問題→現状と望ましい状況とのギャップ）
- Question（読み手の疑問）
- Answer（答え・文書のキーメッセージ）
詳しくはこちらの記事で紹介しています
まず読み手（上司）についてOPQ分析をすると以下が考えれます。
- O：Objective（望ましい状況）
-
Aプロジェクトが順調に進んでいる状態
- P：Problem（問題→現状と望ましい状況とのギャップ）
-
Aプロジェクトに遅れがあると聞いたが、今進捗がどうなっているのかが分からない
- Q：Question（読み手の疑問）
-
Aプロジェクトの進捗は順調？それとも問題が発生している？
読み手の疑問が明らかになりました。対応するPDFを考えてみましょう。
PDFを考える
読み手の疑問「Aプロジェクトの進捗は順調？それとも問題が発生している？」を踏まえて「感謝の言葉とPDF」を考えてみましょう。
- P（Purpose Statement: 目的文）
-
Aプロジェクトに問題が発生し、予定よりスケジュールが1週間ほど遅れているが、解消予定。
- D（Detail：詳細）
-
プロジェクトが遅れた原因は2点ある
- Bさんが体調不良で3日程度休んでいるため、作業が進んでいない
- 外部業者の成果物納入が遅れているため、後工程が進められていない
しかし、ヘルプでCさんに手伝ってもらったため、遅れは解消する予定。
- F（Follow Through:今後のアクション）
-
今後は問題が生じた際に、もっと早く報告する。
これを骨子として文章を作ってみましょう！
メール例文
〇〇様
お疲れ様です。
Aプロジェクトに関するアドバイスをありがとうございました。非常に助かりました。
さて、Aプロジェクトの進捗についてご報告です。
予定よりスケジュールが1週間ほど遅れていますが、遅れは取り戻せる見込みです。
プロジェクトが遅れた原因は2つあります。
- Bさんが体調不良で3日程度休んでいるため、■■の作業が滞っている
- 外部業者の△△の成果物納入が遅れているため、後工程が進められていない
しかしながら、ヘルプでCさんに手伝ってもらったため、遅れは解消する予定です。
今後は問題が生じた際には、もっと早く報告し、早期解決に努めるようにいたします。
よろしくお願いいたします。
いかがでしょうか。分かりやすく感じましたか？
まとめ
ビジネスメールを書く時に「感謝のPDF」を意識して書くと、とっても簡単に書くべき文章が整理できます。ぜひ試してみてください！
- ビジネスメールは、話し言葉以上に「簡潔に分かりやすく」をこころがける
- わかり易い文章を書くには「感謝の言葉とPDF」を利用する
- 事前にOPQ分析で、読み手の視点に立って考える
コメント