会議を開催したり、進行を任された時は万全の状態でいたいですよね。
だけど、どうやって準備すればいいか分からないことがありませんか？
- 会議の準備をしてと依頼されたけど、何を準備すればいいのか分からない
- 「打合せして決めましょう」と相談されたけど、どう進めればいいの？
どうしたら会議が滞りなく進むための準備ができるのでしょうか？
この記事では、会議を開催する前に準備すべきポイントを〇〇ご紹介します。
- 初めて会議を任された人
- 会議前に事前に準備することが分からない人
- 大事な会議があるから、しっかり準備して臨みたい人
会議の準備は4つのPを明らかにする
会議の準備をするうえで明確にしなければならない要素が4つあります。
- Purpose
- People
- Process
- Property
まず会議を開催する目的を確認し、参加者や進め方をまとめ、最後に場所を確保しましょう。表にまとめると以下になります。
| 4つのP | 意味 | 具体的な問い |
|---|---|---|
| Purpose | 目的やゴール | 何のための会議か？ 何を達成したいのか？ |
| People | 参加者 | 参加して欲しい人は誰か？ 誰と議論すべきか？ |
| Process | 進め方 | 議論はどう進める？ 議題は何？ |
| Property | 装備 | 会議室や付箋、ホワイトボードの準備は？ 議論するために必要なものは揃えた？ |
次項では、この4つのポイントを踏まえて、より具体的に会議を設計していきましょう。
7つの会議準備ポイントを洗い出す
会議の準備ポイントは7つあります。
- 終了条件を設定する
- 参加者を決める
- 議題（アジェンダ）を洗い出す
- 進め方を検討する
- 時間配分を設定する
- 必要なものと情報をおさえる
- 参加者が抱く素朴な疑問や不満を考え、4つのPを見直す
それぞれ見ていきましょう。
終了条件を設定する
頭の中で、「どういう状態になったら会議終了」となるのかイメージしてみましょう。
例えば、「新規顧客獲得のための施策案」が必要な場合はどういった終了条件が考えられるでしょうか？
- 施策案のアイデア出しを行って、優先度の高い施策3つに絞り込む
- 新規顧客といっても抽象的すぎるので、ターゲットとする顧客像が決定した状態
などがありますね！
参加者を決める
当たり前ですが、会議を始めるには誰が会議に参加するか決める必要があります。
参加者を決める際には、「終了条件にたどり着くために必要な人」を集めましょう！
会議参加者の3分類
会議参加者は3つに分類できます。
- 呼ばないと困る人
- 念のため呼ぶ人
- 呼ばないほうがいい人
参加者は必須の「呼ばないと困る人」だけを呼ぶようにしましょう！
議題（アジェンダ）を洗い出す
議題を考える際には、「何をどの順番で議論すれば、会議の終了条件にたどり着くか？」と考えます。
よくある会議のプロセス
ここでは「よくある会議のプロセス」をご紹介します。
- 報告
- 情報収集
- 承認
- 方針検討
- 課題解決
と業務でよくあるシーンを想定しています。
共通してあるのが、「終了状態と進め方の確認」と「決定事項を確認」する部分です。
進め方（シナリオ）を検討する
議題を考えた後は、進め方を検討しましょう。なぜ進め方を考える必要があるのでしょうか？
それは議題はあくまで「何を（What）議論するか」を示したものに過ぎないからです。
つまり、どうやって（How）議論するかまでを考えましょう！
例えば、「現状の問題点を確認」する場合にはどんな進行が考えられるでしょうか？
- 事前に参加者にメールして、問題点を考えてきてもらい、それらをもとに進行する
- その場で思いついた問題点を、ホワイトボードに書いていく
- 付箋を使って、問題点を書いて貼っていく
などがありそうですね！
このように、チームの雰囲気や慣れ親しんでいる方法、状況によって最適な進行は異なります。
時間配分を設定する
議題ごとに時間配分を設定します。
必要なものと情報をおさえる
必要なものと情報とはどんなものでしょうか？
- 装備
- 会議室
- ホワイトボード
- 資料
- 付箋
- 情報
- 売上データ
- 問題点の候補
- 他社動向
装備は実際に使うもの、当たり前のものばかりですが、忘れちゃったら困っちゃいますね。
一方、情報も会議ではとても重要になります。
例えば、「問題点を洗い出して、解決するべき優先順位を3つ決める」ための会議であれば、あらかじめ「自分なりの問題点の候補」を出しておけば効率的に議論に入れそうです。
このように、事前に準備しておくものを確認しておくことも、とても有効です。
参加者が抱く素朴な疑問や不満を考え、4つのPを見直す
最後に、ここまでのことを参加者視点で考えてみます。
参加者の視点で考えることで、抜け漏れが無いかを確認しやすくなります。
例えば、「新規顧客獲得のための施策案」であれば
- なぜ新規顧客獲得が必要なのか？
- 施策のための予算はいくら？
- 施策実行のために誰の承認が必要？
などの目線が考えられそうですね！
あらかじめ想定して対策をしておけば対処できます。
まとめ
会議は事前の準備がとても大事です。ぜひ試してみてください。
- 終了条件を設定する
- 参加者を決める
- 議題（アジェンダ）を洗い出す
- 進め方を検討する
- 時間配分を設定する
- 必要なものと情報をおさえる
- 参加者が抱く素朴な疑問や不満を考え、4つのPを見直す
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