【相手に伝わる】話す前に意識すべき3つのポイント

仕事中に上司や同僚、取引先に自分の思っていることがうまく伝わらないことってありませんか？

• よく何が言いたいのか分からないと言われる
• 話が長くてよく分からないと言われた
• 何から話せばいいか分からなくて黙ってしまった

どうすれば相手に伝わる話し方が出来るのでしょうか。ポイントは3つあります。

• 要点から話す
• 論理の飛躍に気をつける
• 相手の気持ちを考える

この記事では相手に伝えるために、話す前に意識すべき3つのポイントをご紹介します。

要点を話す

1～10まで説明しない

1～10まで全てを説明しようとしてはいけません。

相手に何を求めているか、最も伝えたいことを明らかにしましょう。具体例で見ていきます。

状況を説明しているように見えて、何を話したいのかが分かりませんよね。このように話してしまうと、相手は結局何が言いたいの？と困惑してしまいます。

まず何をして欲しいのか、次に全体像としてポイントは何か、いくつあるのかを整理してから枝葉の話をすると分かりやすいです。

要点をまとめて箇条書きで整理する

要点が複数ある場合には、箇条書きで整理しましょう。

なぜなら、箇条書きにすることで、要点が何点あるかを相手が把握できるからです。

童話｢3匹のこぶた｣の要約を1文と箇条書きで、どちらが読みやすいか比較してみましょう。

次に、箇条書きで要約してみます。

どちらが分かりやすかったですか？内容が同じでも適度に情報が整理されて見やすくなったはずです。

箇条書きで情報を整理してから伝えてみましょう。

論理の飛躍に気をつける

伝わらないのはスタートと結論しか話してないから

仕事をお願いされたときに、こんな風に思った経験はありませんか？

• なんでこの仕事をやることになったの？
• どこが大事なの？

このように思うのは｢スタートと結論しか話されていない｣ことが原因かもしれません。例えば資料をつくることをお願いされた場合でも

• ○○の資料をつくっておいて
• A会議でマネージャー達向けの〇〇の資料作成をお願いします。報告と同意を得ることが目的です。なぜ資料をつくることになったかというと、……

どちらがイメージしやすいでしょうか？

結論を最初に話すことも大事ですが、目的や背景もしっかり伝えましょう。

思い込みによる決めつけ

思い込みによる決めつけとは、相手の意見を受け入れずに一方的に決めつけてしまうことを言います。

話す行為は、自分ひとりのことではなく相手がいて成立します。

思い込みで決めつけてしまうと、選択肢を狭めてしまい、相手に信用されなくなってしまいます。

事実を受け入れ、フラットな視点で見るようにこころがけましょう。

相手の気持ちを考える

相手の事をよく考えた比喩は相手に理解されやすいこと

相手に分かりやすく伝えるためには、分かりやすい「比喩」や「例え話」はとても有効です。

よく専門用語を並べて、小難しく話す方がおられますが逆効果だと思いませんか？

例えば、「インターネット」を知らない人に説明する文章として

インターネット・プロトコル・スイートを使用し、複数のコンピューターネットワークを相互接続した、グローバルなネットワークの事である。

と

コンピューター同士を繋いで作った巨大なネットワークです。

どちらが分かりやすいですか？相手の事を知り、相手に分かりやすい平易な言葉で説明することが大事です。

人に動いてもらうには、話し方は内容と同じくらい重要

話し方もとても重要です。例えば、相手との立場が「上司」や「部下」といった役職上、上下関係があったとします。

どんなに伝える内容が素晴らしくても、話し方が「上から目線」や「偉そうなしゃべり方」では相手はどんな気持ちになるでしょうか。

どんな場合でも「相手を敬う気持ち」は忘れないようにしたいです。

まとめ

自分の考えや気持ちを相手に伝えることはとても難しいです。

しかし、あなた自身が話す前に3つのポイントを抑えれば必ず伝わります。

• 要点から話す
• 論理の飛躍に気をつける
• 相手の気持ちを考える

ぜひ試してみてください。