こんな経験はありませんか？
- 上司に結局何が言いたいの？と言われた
- メールやワードで文章を書こうとすると手が止まってしまう
- 頭の中では言いたいことがあるのに、文章に変換できない
これらは文章を書き始める前に
- 自分が何を伝えたいのか
- 読み手はどんな状態なのか
を整理できていないことが原因です。なぜなら、「伝えたいこと」と「読み手」がはっきりしていないと、誰に何を伝えたいのかが分からなくなってしまうからです。
この記事では、文章を書き始める前に確認すべき4つのポイントとして
- 最も伝えたいメッセージは何か？
- 読み手は誰か？
- 読み手が求めていること(ニーズ)は何か？
- 読み手に期待する反応は何か？
をご紹介します。
最も伝えたいメッセージは何か？
まず最初に主張を明確にしましょう。重要なのは、自分が相手に最も伝えたいメッセージは何か？ということです。
そもそも文章を書くことは手段です。伝えたいことがあるから文章を書きますよね。
例えば、LINEで短い文を送るときって、自然とメッセージがはっきりしています。
- 〇〇って見たことある？
- お菓子食べたいから買ってきて
- いつ遊べる？
次に仕事で考えてみましょう。
- A資料の提出先はB社で間違いないですか？
- 〇〇の資料を各自で読み込んで、レビューを◯月◯日までに私まで提出してください
- A案とB案について説明して、どちらかの案を採用するか選んで欲しい
などがありますよね。
自分が相手に伝えたいことを明確にしましょう。
読み手は誰か？
次に、誰にその文章を見せるのか、読み手をはっきりさせましょう。
- 同僚
- 上司
- 社外の意思決定者
読み手によって、「テーマ」や「伝えたいこと」が同じでも文章の書き方は大きく異なります。
例えば、幼稚園児と大学生では、文章の構成や表現が全く違うでしょう。
幼稚園児向けであれば、読めない漢字や難しい慣用句を避け、漢字は使わず、イラストなども交えた分かりやすい表現を選ぶはずです。一方で、大学生向けに幼稚園児と同じ文章で書いても、読みにくくなってしまいます。
「誰に」向けて書くかによって、最適な書き方に調整しましょう。
読み手が求めていること(ニーズ)は何か？
読み手は必ず何かしらの「悩みや課題」を抱えています。
- どんな悩みを解決したいのか？（What）
- どうすれば悩みを解決できるのか？（How）
書き手はそれらを解決できる情報を文章に盛り込まなければなりません。さもなければ、文章は読まれません。
例えば、ダイエットに関する内容を書く場合を考えてみます。
ダイエットといっても、読み手によって次のように求めるものが異なります。
- 手軽に運動できる道具が欲しい
- ダイエットに最適な食材が知りたい
- 筋肉をつけて引き締まった体になりたい
読み手が何を求めているのかを考え、それに合った情報を提供しましょう。
読み手に期待する反応は何か？
文章を書く目的は、読み手に読んでもらい、何かしらの反応を引き出すことです。
例えば：
- メールで相手に質問をする ▶ 質問の意図を理解して回答をもらう
- 上司に企画書を提出する ▶ 企画書の内容を理解して承認をもらうこと
他にも、ブログやメルマガを読んでもらった後には「商品ページのへの遷移」や「お問合せ」への流入が望ましいですよね。
文章を読んだ結果、読み手にどのような事を感じ、行動をしてほしいのか。
明確な目標を設定しましょう。
まとめ
文章を書く際は、常に「読み手目線」を意識することが大切です。
文章を書き始める前に、次の4つの質問を自問自答しましょう。
- 最も伝えたいメッセージは何か？
- 読み手は誰か？
- 読み手が求めているものは何か？
- 読み手に期待する反応は何か？
慣れないうちはノートに書き出してみることをおすすめします。
相手に伝わる文章を書いていきましょう。
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